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In der Zusammenarbeit ist Umdenken gefordert

Sie kennen das vermutlich: Ein neues Projekt steht an und bereits im Vorfeld machen Sie sich viele Gedanken über Ziele, Umsetzung und Verantwortlichkeiten. Sie wollen gut vorbereitet sein, entsprechend hoch ist der Aufwand schon vor dem ersten Meeting. Dann sitzen endlich alle Beteiligten – Kunde und Agentur – zum ersten Mal gemeinsam an einem Tisch, und schnell wird deutlich, dass die Vorstellungen und Erwartungen bezüglich Zielsetzung, Vorgehensweise und Durchführung deutlich voneinander abweichen. Die Diskussion verläuft total kontrovers, es fehlt ein gemeinsames Verständnis für das „gemeinsame“ Projekt. Aber warum ist das so?

Gemeinschaftswirklichkeit als Schlüssel

Tatsächlich ist das fehlende „gemeinsame Verständnis“ der entscheidende Aspekt. Jeder von uns versteht Dinge im Rahmen seiner eigenen Wirklichkeit, interpretiert Daten und Fakten innerhalb seines eigenen, bekannten Systems. Das führt dazu, dass in der geschilderten Situation eine Vielzahl an Wirklichkeiten und Interpretationen aufeinanderprallen und auf Unverständnis beim jeweiligen Gegenüber stoßen. Dahinter steht der (systemische) Gedanke, dass es für die Bewältigung einer (komplexen) Aufgabe zunächst notwendig ist, eine „Gemeinschaftswirklichkeit“ herzustellen. Konkret geht es um das Abstimmen unterschiedlicher Vorstellungen und Erwartungen in Bezug auf die Aufgabe und mögliche Lösungsansätze.

Komplexität und Dynamik als Herausforderung

Seit einiger Zeit erfährt das Thema zunehmend Relevanz aufgrund der Herausforderung sich verändernder Organisations-, Arbeits- und Denkprozesse. Die Aufgaben, die sich uns heute stellen, sind dynamischer und komplexer geworden, was dazu führt, dass immer mehr Disziplinen und Experten in einem Projekt involviert sind. Allerdings geht diese vermehrte Spezialisierung oft einher mit fehlendem Verständnis für andere Aspekte und Perspektiven. Vor diesem Hintergrund sind wir der Überzeugung, dass die tradierten Formen der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Agentur und Kunde den veränderten Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Wir benötigen eine neue Form der Zusammenarbeit.

Neue Formen der Zusammenarbeit – aber wie?

Wie können wir die Zusammenarbeit zwischen Agentur und Auftraggeber so gestalten, dass Ineffizienzen aufgrund fehlender Gemeinschaftswirklichkeit reduziert werden können? Können wir als Agentur darauf einwirken, dass selbst Abstimmungsprozesse beim Kunden schneller und besser ablaufen, indem wir Methodiken zur Schaffung von Gemeinschaftswirklichkeiten verbreiten? Diese Fragen stellen wir uns seit Jahren und einige Methoden haben sich immer wieder bewährt. Drei davon seien hier kurz vorgestellt:

1. Kultur-Kickoff – Projektstart mal anders

Einen klassischen Projekt-Kickoff kennt wohl jeder von uns. Aber haben Sie schon mal im ersten gemeinsamen Meeting persönliche Gebrauchsanweisungen untereinander ausgetauscht? Das machen wir in unseren Kultur-Kickoffs, die besonders wertvoll sind, wenn sich die Teammitglieder nicht gut kennen. „Was treibt Dich auf die Palme, für was brennst Du, welche persönlichen Ziele möchtest Du (mit diesem Projekt) erreichen, was ist für Dich gute Healthcare-Kommunikation?“ – diese und andere Fragen werden untereinander beantwortet, damit das Team nicht nur inhaltlich, sondern auch menschlich auf einer gemeinsamen Verständnisebene startet.

2. Sprints – konzentriert & gemeinsam am Projekt arbeiten

Ein Problem unserer Arbeitswelt ist die übermäßige Fragmentierung – wann haben Sie das letzte Mal mehrere Stunden oder gar Tage konzentriert und im Team an einem Thema gearbeitet? Genau hier setzen Sprints an. Die Idee in Kürze: Geben Sie einen definierten Zeitraum und ein Ziel vor, bringen Sie die richtigen Leute zusammen und sorgen Sie dafür, dass wirklich nur an einem Thema gearbeitet wird. Sie werden staunen, wie produktiv ein solches, durch nichts abgelenktes Team ist, und wie befriedigend die Teammitglieder diese Zeit empfinden. Wie ein Sprint zur Erstellung einer kommunikativen Positionierung (Communication Story) aussehen kann, haben wir in diesem Artikel beschrieben.

3. Fishbowl – anwendbar in (fast) jedem Meeting

Kommen wir zurück zur oben genannten Situation: Das Team trifft sich zum Projektstart und viele unterschiedliche Sichtweisen treffen aufeinander. Wie könnte man so eine Situation lösen? Zum Beispiel durch das Fishbowl-Format. Dabei setzt man 2–3 Projektmitglieder nach vorne, wie auf eine Talkshowbühne, und gibt ihnen einige Themen vor, die sie besprechen sollen, z. B. „Was ist für Dich das Ziel des Projektes?“ Die Aussagen werden an der Wand notiert, alle anderen Teilnehmer hören zu und bekommen die Aufgabe, zu notieren, welchen Aussagen sie nicht zustimmen. Nach 10-minütiger Diskussion werden dann die Zuhörer gehört und deren Aussagen dokumentiert. Voilà, fertig ist das Bild der gemeinsamen Realität an der Wand! So können die identifizierten unterschiedlichen Wahrnehmungen nach und nach strukturiert diskutiert werden.

Lohnende Investition

Aufgrund unserer bisherigen Erfahrungen erachten wir es für sehr lohnenswert, sich gerade zu Beginn eines Projektes oder Meetings etwas mehr Zeit zu nehmen und in den Aufbau der Gemeinschaftswirklichkeit zu investieren. Nur so kann eine gute Basis für ein gemeinsames Handeln kreiert werden, um das Risiko von Missverständnissen, Fehlentwicklungen und Konflikten im Projektverlauf stark zu reduzieren.